۲۰ نکته طلایی برای طراحی یک جدول حرفه ای در اکسس
سلام .امروز می خواهم با هم ۲۰ نکته طلایی را یاد بگیریم که با استفاده از این نکته ها می توانیم به یک متخصص تمام عیار در طراحی یک جدول در اکسس تبدیل شویم .
کافی است یک کاربر نرم افزار اکسس باشید در آن صورت لازم نیست در خصوص اهمیت جدول ها یا همان Table در اکسس با شما صحبت کنم.
یک میز را بدون پایه هایش تصور کنید .
یا یک صندلی را بدون پایه .
و یا یک خانه را بدون فونداسیون .
تصور هر کدام از اینها بدون پایه و فونداسیون غیر ممکن است .
چون یک میز بدون پایه دیگر اسمش میز نیست یا یک صندلی بدون پایه دیگر صندلی نیست و همینطور یک خانه بدون پی و فونداسیون دیگر اسمش خانه نیست .
اینها همه مثال های خوبی هستند که بگوییم یک بانک اطلاعاتی در اکسس نامش بانک اطلاعاتی نیست اگر در داخل آن هیچ جدولی نداشته باشد .
پس بدون هیچ شک و تردیدی می شود گفت که جدول ها در اکسس در حکم پایه ها و یا فونداسیونی هستند که ما بانک اطلاعاتی خود را بر روی آنها ایجاد می کنیم .
وقتی که جدولی نباشد پی و فونداسیونی نیست و وقتی فونداسیونی نباشد بانک اطلاعاتی وجود ندارد .
حالا یک نگاهی به تصویر زیر بکنید .
این یک ساختمان کامل است با همه در و دیوار و پنجره و پی و هر چیز دیگری که برای یک ساختمان لازم داریم .
اما همانطور که می بینید این ساختمان در حال فرو ریختن است . چرا ؟
چرایش را می توان در فونداسیون این ساختمان پیدا کرد .
این ساختمان دارای پی است اما پی آن نادرست است .
نتیجه اش هم این شده که این ساختمان با تمام وقت و هزینه ای که برای تکمیل آن شده است رو به خرابی گذاشته است .
حالا برگردیم به نرم افزار اکسس خودمان .
در اکسس جدول ها حکم پی و فونداسیون بانک اطلاعاتی ما را تشکیل می دهند .
حالا فرم ها و گزارش ها و کوئری ها هر کدام می توانند در نقش در و پنجره و دیوار باشند .
ما بانک اطلاعاتی خود را بر مبنای جدول یا جدول های خود ایجاد می کنیم .
اما چه اتفاقی می افتد اگر این جدول یا جدول های ما بصورت نادرست طراحی شده باشند ؟
درست همان اتفاقی که برای یک ساختمان با پی نادرست می افتد دقیقا همان اتفاق هم برای بانک اطلاعاتی ما می افتد اگر جدول ها را بصورت نادرست و غیر اصولی طراحی کرده باشیم.
من علیرضا شهرآئینی هستم یک عاشق برنامه نویسی در محیط نرم افزار های آفیس . امروز و در این مطلب می خواهم با هم دیگر به بررسی ۲۰ مورد و نکته طلایی بپردازیم که با استفاده از آنها می توانیم یک بنیان قوی را برای بانک اطلاعاتی خود ایجاد کنیم .
نکات مربوط به طراحی یک جدول در اکسس بصورت اصولی
در اینجا با هم این ۲۰ مورد را بررسی می کنیم .
نکته شماره-۱ : نام گذاری فیلدها بصورت فارسی ممنوع
این یک اشتباه ناشیانه است اگر بخواهید فیلدهای موجود در جدول خود را بصورت فارسی نام گذاری کنید .
مهم نیست که به زبان انگلیسی مسلط هستید یا نه اما مهم است که حتما و حتما نام فیلدهای خود را بصورت انگلیسی درج کنید .
اگر به زبان انگلیسی آشنایی و تسلط دارید که چه بهتر می توانید از ترجمه اسمی که می خواهید بصورت فارسی برای نام فیلد خود در نظر بگیرید استفاده کنید .
اگر هم که تسلط چندانی به این زبان ندارید باز هم مشکلی نیست می توانید همان اسم مورد نظر خود در زبان فارسی را بصورت فینگلیش درج کنید .
دقیقا مثل کاری که من در تصویر زیر برای جدول خودم انجام دادم .
شاید در نگاه اول ضایع به نظر برسد اما مطمئن باشید ضایع تر از وقتی نیست که همین اسم foroshgah را بصورت فروشگاه درج کنید چون در این صورت هم کار ضایعی است و هم کار ناشیانه به هر حال از ما گفتن بود .
اما یک سوال .
چرا نباید اسم یک فیلد را بصورت فارسی وارد کنیم .
برای این سوال چند جواب وجود دارد .
اول اینکه در خیلی از جاها وقتی که ما می خواهیم از اطلاعات جدول خود استفاده کنیم اکسس بواسطه فارسی بودن اسم فیلدهای ما از ما خطا می گیرد .
از جمله این موارد می توان به فرم ها یا کوئری ها و یا حتی گزارش ها اشاره کرد .
کدهای برنامه نویسی وی بی ای و ماکروها را که دیگر جای خود را دارد که به هیچ وجه با زبانی غیر از زبان انگلیسی سر سازگاری ندارند .
این از دلیل اول .
دلیل دوم این است که ما می خواهیم یک پایه و بنیان قوی برای بانک اطلاعاتی خود ایجاد کنیم .
استفاده از نام گذاری فارسی برای فیلدها خودش می تواند بزرگترین عامل برای سست شدن این پایه و بنیان شود .
پس برای بار آخر تاکید می کنم برای نام گذاری فیلدهای خود از حروف فارسی استفاده نکنید .
نکته شماره-۲ : از برچسب عنوان ها استفاده کنید .
حالا به تصویر زیر نگاهی بکنید .
این تصویر مربوط به همان جدولی است که در تصویر بالا آن را در محیط طراحی داشتیم .
اما این هم که خیلی ضایع است .
مطمئنا قرار نیست کاربر ما با این اسامی و کلمات روبرو شود .
شاید کاربر ما همین نیمچه سواد انگلیسی ما را هم نداشته باشد .
یا اصلا بدتر یک متخصص زبان انگلیسی باشد آنوقت متوجه بی سوادی ما در زبان انگلیسی می شود .
خوب برای اینکه ما این دو تا مشکل را رفع کنیم چکار باید بکنیم ؟
چاره کار در این مورد استفاده از قابلیت و خاصیت Caption است .
اینجا دیگر ایرادی ندارد که ما از زبان فارسی استفاده کنیم .
مثلا به تصویر زیر را نگاه کنید .
از اینجا به بعد این برچسب هاست که به کاربر به نمایش داده می شود .
می بینید که خاصیت Caption چقدر می تواند برای ما کارساز و مفید قرار بگیرد .
نکته شماره-۳ : برای فیلدهای خود از شناسنامه های اصل استفاده کنید .
شناسنامه یک فیلد نوع داده ای است که ما برای آن مشخص می کنیم .
فیلد بدون نوع داده که نداریم.
پس فیلد بدون شناسنامه هم نداریم .
اما فیلدها با شناسنامه قلابی داریم .
منظور از شناسنامه قلابی چیست ؟
منظور از شناسنامه قلابی برای یک فیلد نوع داده ای است که تناسبی با اطلاعاتی که قرار است در آن قرار بگیرد ندارد .
یک فیلد اگر قرار است نمره یک دانش آموز را در خود ذخیره کند باید از نوع داده ای Number باشد .
اگر این فیلد دارای نوع داده یا Data Type از نوع متن یا Text است می شود یک شناسنامه قلابی برای این فیلد.
اگر یک فیلد قرار است یک تاریخ را در خود ذخیره کند باید نوع داده ان از نوع Date /Time باشد نه از نوع متن .
که در اینصورت دارای شناسنامه قلابی خواهد بود .
اگر یک فیلد قرار است فقط یک نام را در خود ذخیره کند باید نوع داده آن از نوع Short text باشد نه از نوع Long Text چون در اینصورت شناسنامه این فیلد قلابی می شود .
پس بسیار مهم است که ما با نوع داده ها و اینکه هر کدام از این انواع داده ها قرار است در کجاها برای ما مفید واقع شوند به خوبی آشنا شویم.
من در یک مطلب مجزا بطور مفصل در خصوص انواع داده ها در اکسس و کاربرد هر کدام صحبت کرده ام . اگر می خواهید با انواع داده ها در اکسس آشنا شوید می توانید از لینک زیر استفاده کنید .
مطلب مرتبط : آشنایی با انواع داده ها در اکسس
نکته شماره-۴ : برای فیلدهای خود یک قالب درست کنید .
درست کردن یک قالب همان چیزی است که می تواند از آن بعنوان یک بازی دو سر بر اسم برد .
اگر یک سر این بازی را خودتان بعنوان طراح بانک اطلاعاتی در نظر بگیرید و طرف دیگر را کاربری که قرار است از این جدول در بانک اطلاعاتی شما استفاده کند آن وقت استفاده از یک قالب می تواند هم می تواند به شما کمک کند و هم به کاربرتان .
اما چگونه؟
فرض کنید که فیلدی داریم و می خواهیم در آن از کاربر خود شماره تلفن همراهش را دریافت و در این فیلد ذخیره کنیم .
برای ما مهم است که :
– حتما شماره موبایل با عدد های ۰۹ شروع شود .
– حتما تعداد رقم هایی که وارد می شود دقیقا مساوی ۱۱ رقم باشد نه یک رقم بیشتر و نه یک رقم کمتر .
از طرفی هم برای کاربر مهم است که بداند آیا واقعا شماره موبایل خود را بطور دقیق و به تعداد ۱۱ رقم وارد کرده است یا نه ؟
خوب اینجاست که می توانید برای ورود این داده خاص یک قالب تعریف کنید .
در اینصورت کاربر فقط در قالبی می تواند کار کند که ما برایش تعریف کرده ایم .
اما چه جوری باید یک قالب را تعریف کنیم ؟
خیلی ساده . با استفاده از قابلیت Input Mask .
اما چه جوری باید این کار را بکنیم .
کافی است بر روی لینک زیر کلیک کنید .
مطلب مرتبط : Input Mask در اکسس و نحوه کار با آن
این مطلب را به تدریج تکمیل خواهم کرد ……………………….
.
دیدگاهتان را بنویسید